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信息化与档案管理若干问题思考

发布日期:2008-09-25   作者:南宁市档案局(馆)
 

信 息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面,作为现代社会活动的技术基础,正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物,必然伴随着社 会活动运行方式的转变,在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化,不仅要关注档案的载体形式变化,寻找适宜稳妥的管 理方法,更为重要的是,要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律,探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

一、信息化发展的背景

     1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

      自上个世纪90年代后,互联网应用的普及和信息经济的兴起,带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

      仅从政府角度看,我国电子政务经过十多年的发展,形成了一定规模的信息化基础设施,建设了大量的电子政务应用系统,正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例,十五期间,全市1186种政府业务,运用信息化实现的有591种,建成726个业务支撑系统,50%的政府业务通过信息化手段实现;各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用,约90%的市、区政府部门建设了局域网,超过90%的政府部门达到了人均1台计算机,有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统,其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%

      2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

      互联网技术和应用的快速发展,无论是政府还是企业的信息化,都受到战略管理和服务客户的强烈驱动,在不断地扩展信息化的应用领域和内容,朝着基于统一网络管理平台,跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

      政 府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时,正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性,要求政府业务系 统、政府信息具有集成性和共享性。例如,北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台,通过信息交换平台和政务门户网站,各级各类政府机构可 以实现协同办公和信息共享。又如,北京市东城区首创的网格化城市管理模式,通过综合的信息化手段,实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如,首都之窗网站群作为政府门户,正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。

      企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段,步入了企业战略协同系统应用阶段,其中ERPEnterprise Resource Planning,即企业资源计划)最具代表性。ERP20世纪90年代提出来的,目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式,几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点,全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务,并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

      实 现统一的网络平台管理,进行系统协同整合,核心的内容就是要进行应用系统及数据集成,建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一 的数据管理、应用规则,是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式,网络环境下的档 案馆如何构建和运作,都是需要深入探讨的问题。

      3、信息资源战略成为信息化核心内容

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