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档案馆信息化建设进程的几点思考

发布日期:2008-09-25   作者:南宁市档案局(馆)
 

   随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展,计算机普遍应用于社会各个单位部门,局域网、互联网已经成为信息交流最便捷、快速的途径,人们迫切要求 能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。电子商务、电子政务在短时期内产生并迅速普及,在经济、政治等各个领域产生大量的数字化文件,进而形成大量 的数字化档案。公众的要求、社会的前进促使档案部门必须加快信息化建设。然而,传统档案馆模式与社会发展格格不入,无论是硬件设备、规章制度、管理体制, 还是人员结构、工作方式等都不适应信息化建设的要求,档案馆信息化建设面临着巨大的挑战。

  一、纸质档案的数字化建设
  将馆藏档案进行全面数字化处理,现在普遍使用的方法就是将档案馆所有档案信息通过手工著录、扫描等形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。档案馆馆藏信息向数字化转化是档案馆信息化建设的重要基础工作。
   但是进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜,但速度慢,不适合档案馆短期内完成数字化转化的要求。快速扫描 仪适用于档案馆数字化建设,但价格昂贵,同时,相应的支持软件也价格不菲。扫描形成的是图像格式的档案信息,如果要实现此类格式信息的全文检索,满足条件 的软件更是天价。对于档案馆来说,购买一套完整的快速扫描设备和软件不是容易的事,并且档案信息数字化过程完成后,花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬 值,经济效益和长期效应不很理想。另外,扫描档案信息的工作量大,要短时期完成数字化转换工作,人力需求量很大。人力、财力问题将成为档案馆信息数字化面 临的挑战之一。
  二、构建网络实体。配备管理软件
   将纸质档案信息转化为数字化信息,就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源,要实现这一点,必须依靠网络。构建档案馆内部局域网,并接入外部网或 者互联网,是信息化建设得以进行的必要基础。只要有足够的资金,购买充足的设备,很容易按照自身要求构建起网络实体,但又涉及到经费来源问题。
   有了网络,没有相应的档案管理软件,硬件就会像一盘散沙,无法运作。现在市场上专业的档案管理软件种类很多,但是从经济实用角度出发,适合档案部门的不 多。如果采取自己开发研制的方法,在时间和人才方面又会出现困难。信息化建设时不我待,研制一个系统的专业的档案管理软件短期内无法完成。档案部门既懂网 络、计算机技术,又懂档案知识的专业人才非常缺乏,这就给独立开发工作带来很大困难。一些单位采取与公司合作开发的办法,但也会存在经费、时间和保密安全 等问题。具体采用什么方式,各单位应根据自己的实际情况,按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来决定。
  三、改变工作方式,健全工作规范
  信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化,馆藏档案大部分以数字形态存在,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了,必须改变工作方式,建设工作规范。
   以往传统的档案利用流程,是利用者确认身份后,提交利用目的,然后由档案工作者查阅档案目录,再进入库房提取档案原件,交于利用者阅览。随着信息化进 程,这一过程将发生改变。信息化建设的成果使得利用者不必到馆,在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息,或者到馆经授权后,自己在计算机上 查阅相关档案信息,以往繁琐的工作步骤消失。
   工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的,但这种改变和以后可能会遇到的困难都是档案工作者从来没有经历过的。例如,档案征集在网上完成,或者以电 子文件形式将档案移交到档案馆。但是档案信息格式、结构的不一致、不兼容、无法转换,给档案工作带来麻烦。诸如此类,在实际工作中经常会出现的问题,要求 必须尽快制定新时期工作规范和标准,这些规范和标准不但要制约档案馆,而且还要对档案形成阶段的文件发生作用。未来的信息化社会是规范化、标准化的世界, 不符合规范和标准寸步难行,档案工作也是一样。
  四、提高人员素质。调整人员结构
   档案馆信息化建设就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。档案馆的 信息化建设要求不断更新观念,学习新知识,掌握新技能,树立为社会和公众服务的意识。提高人员素质,强化服务意识,达到社会效益和经济效益双赢的目的。
   信息化进程导致工作方式的变化,同时人员结构必然随之发生改变。利用服务人员、网络和数据库维护人员、专业计算机硬件人员等将是档案馆工作人员的中坚力 量,以往传统档案馆中的档案整理人员、档案调阅人员等将逐渐减少。如何调整人员,合理安排工作岗位,达到最大工作效率,档案馆必须慎重决策。
  五、小结
   随着计算机网络的进一步发展,信息高速公路进一步拓展,数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域,任何人和机构只要通过计算机网络,均可拥有和使用 数字档案信息。在这个信息化建设的进程中,档案工作会遇到各种各样的困难和挑战,档案工作者需要不断摸索,研究新方法,解决新问题。
   同时,电子商务、电子政务的兴起和繁荣、政府上网、全社会信息化的浪潮以及人们日益增长的信息意识,将会在资金、技术、人员、观念等方面给档案馆带来巨 大的机遇,为档案馆迎接挑战和克服困难创造优越的外部条件。可以说,信息化建设向档案馆提出挑战,也为档案馆建设带来前所未有的机遇和发展空间。

 

    [作者:解放军档案馆 王 冬]