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关于开展2011年纸质档案全文数据、多媒体档案数据报送工作的通知

发布日期:2011-06-26   作者:南宁市档案局
 

各县(区)档案局(馆):

  根据自治区档案局《关于开展2011年纸质档案全文数据、多媒体档案数据报送工作的通知》(桂档办[2011]18号文)要求,为了做好我市档案数据采集、报送工作,现将有关事项通知如下:

  一、正确认识建设纸质档案全文数据库、多媒体档案数据库的重要意义,积极开展纸质档案和多媒体档案数字化工作。

  开展传统载体档案数字化工作,建设档案全文数据库、多媒体档案数据库,是全区、全市档案事业“十二五”规划的重要内容,是建设数字档案馆、保护档案原件安全、提高档案服务水平的主要途径。各县(区)档案馆要充分认识这项工作的重要意义,把档案数字化工作列入年度工作计划,优先开展照片、录音、录像等特殊载体档案以及民生需求较大、急需抢救等重要全宗纸质档案的数字化工作。

  二、配备档案数字化、数据备份、数据存储等专用设备和软件,确保档案数字信息的安全

  为了确保档案数字信息的安全,各县(区)档案局(馆)应配备专用的计算机、扫描仪、声视频采集卡、磁盘阵列等数字化加工、存储设备,配置专用备份服务器用于统一存储档案备份数据信息。

  三、明确档案数据采集报送工作的内容及规范要求,做好数据采集报送工作

  (一)档案数据采集报送内容

  各县(区)档案馆的纸质档案全文数据、多媒体档案数据及档案目录数据。

  (二)档案数据采集报送要求

  1、对本局(馆)馆藏档案全宗、案卷、文件级目录数据和全文数据、多媒体数据进行检查、校对、修正和补充

  各县(区)要按照自治区档案局制定的《广西全宗级档案目录数据采集方案》、《广西案卷级档案目录数据采集方案》、《广西文件级档案目录数据采集方案》、《广西照片档案目录数据采集方案》及我市相关规定和要求,认真开展目录数据质量检查、校对、修正和补充录入工作。馆藏所有档案目录数据要按照全宗级目录、案卷级目录、文件级目录分级进行整理和汇总。

  2、各县(区)档案馆上报的数据,要以档案馆名称建立文件夹,按数据类型-数据级别-档案类型的顺序分级建立子文件夹,各组成部分代码及示例见“档案电子数据报送文件名代码编号表”(附件1)。完成汇总的数据要纳入对应文件夹,并附数据说明文档便于管理和检查。

  3、各县(区)要以书面形式,同时报送档案数据采集报送工作总结、档案数据报送工作情况汇总表(附件2)、档案数据报送工作明细表(附件3),说明数据的分类、数量、数据质量情况、采集使用的软件等。

  4、为了确保档案数据的安全,数据报送采用专人送达或机要传递方式,禁止通过普通邮件或互联网报送数据。数据报送载体采用档案级光盘或移动硬盘进行报送,在载体包装上要贴好标签,注明报送单位名称、报送数据类型、数量、报送时间等要素。

  5、各县(区)于2011930日前完成所有馆藏档案目录数据、全文数据和多媒体数据的上报工作。

  四、档案数据采集报送工作的检查验收

  201111月,将组织对各县(区)档案局数据采集报送工作进行检查验收,验收结果作为县区年度工作目标考核的评分依据。

  联系人:黄芸、管毅,电话:07712635348

  电子邮箱:nndaxx@163.com

 

附件:1档案电子数据报送文件名代码编号表
11062616563425.doc

2、县(区)档案馆档案数据报送工作情况汇总表
11062616597275.doc

3、县(区)档案馆档案数据报送工作明细表
11062617099933.doc

 

 

                    南宁市档案局

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