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关于做好机关档案工作的通知

发布日期:2011-06-24   作者:南宁市档案局
 

南档[2011]16

 

市直各机关、人民团体、直属事业单位,各开发区管委会:

  为了贯彻落实今年国家、自治区、市各级档案工作会议精神,提升机关档案管理水平,加强档案的开发利用和资源建设,根据《南宁市档案局关于转发<关于印发广西壮族自治区机关档案工作检查管理办法(试行)的通知>的通知》(南档〔200926号)的要求,现将机关档案工作的有关事项通知如下:

  一、做好2010年度文件材料归档工作。各单位要按照《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》以及本单位的各项归档制度,20116月底前完成本单位2010年度的文书、专业、民生、设备、基建、会计、声像、实物、电子档案等各类档案的收集整理及文件级目录著录工作。市档案局拟安排在8月初至9月底进行档案年检工作,年检工作分自检自查、集中检查和实地抽查三个阶段进行。各单位要按照《南宁市档案局关于转发<关于印发广西壮族自治区机关档案工作检查管理办法(试行)的通知>的通知》的要求,逐条逐项进行自检自查,并形成自检自查报告与自检记分表(附件1),于6月底前送交市档案局业务指导科。

  二、做好政府机构改革档案交接与管理工作。为切实做好政府机构改革中的档案工作,确保机构改革中档案的完整与安全,各机构变动单位和部门(附件2)必须高度重视档案工作,要根据南宁市档案局《关于做好南宁市人民政府机构改革档案交接与管理工作的通知》(南档〔20106号)的要求,认真做好机构改革中档案的收集、整理和交接等工作,任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。各机构变动单位和部门要根据南宁市档案局《关于转发广西壮族自治区档案局〈关于转发国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知〉的通知》(南档〔20076号)的要求,以本机关新形成的主要工作职能为依据,重新制定本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并于6月底前送市档案局审定。

  三、开展实施国家档案局令第八号情况的检查工作。为了切实执行国家档案局令第八号的精神,市档案局将在五年内对所有市直机关实施国家档案局令第八号的情况进行检查。检查内容主要有以下两方面:一是各机关的文件是否按照本机关的归档范围做到应归尽归,尤其是涉及人的文件、涉及本机关基本职能的文件是否归档齐全;二是应归档的文件材料是否严格遵循本机关文书档案保管期限表的划分标准。今年列入检查计划的单位(附件3)要认真准备,迎接检查。

  四、加强民生档案工作。为了继续推进民生档案工作深入开展,确保各类民生档案及时归档,以推动建设覆盖人民群众的档案利用体系,今年重点民生档案形成单位(附件4)及所属基层单位的民生档案均列入年检范围。各单位要以民生需求为导向,根据国家档案局《关于印发<关于加强民生档案工作的意见>的通知》的要求,充分认识档案工作服务民生的重要性,要健全完善民生档案管理体制,将民生档案纳入本单位档案综合管理的重要内容,使民生档案既能得到规范管理,又能实现有效利用,服务人民,服务社会。各民生档案形成单位在抓好本单位民生档案工作的同时,也要对所属基层单位的民生档案工作做好监督和指导。

  五、加强基层单位档案工作的监督指导与检查。按照统一领导、分级管理的原则,各行业主管机关要对所属基层单位的档案工作进行监督指导与检查(具体要求参照附件15条规定)。还未指导所属基层单位完成本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制的行业主管机关,要加强该项工作的指导与监督,审批工作要在7月底前完成。各行业主管机关对所属基层单位的档案工作要坚持年度检查制度,并将年检情况形成通报。审批结果与年检通报在各主管机关参加市档案局机关档案年检时送交市档案局业务指导科,市档案局将根据情况进行抽检。      

 

  六、开展机关档案室定升级达标工作。为促进机关档案工作规范有序发展,提升机关档案室管理水平,更好地为机关各项工作服务,按照《南宁市档案局关于转发<关于印发广西壮族自治区机关档案工作检查管理办法(试行)的通知>的通知》要求,各机关及所属基层单位要加强开展档案室定升级达标工作(档案室未定级的单位名单见附件5),需要申报档案室等级的单位,请于5月底前填报《档案室定升级计划表》(附件6),送交市档案局业务指导科。

  七、加强重点工程档案工作。重大建设项目档案是项目建设全过程的真实记录,是国家宝贵的信息资源,是项目建设、运行、维护、改建、扩建、技术改造和管理的重要依据,具有数量大、种类多、价值高的特点。为进一步加强重大建设项目档案的管理和规范重大建设项目档案验收工作,凡是本系统承担有已开工的列入市级以上重点工程项目的各机关,应根据南宁市档案局《关于进一步加强重大建设项目档案工作的通知》(南档〔20099号)的要求,加强对重点工程档案的收集、整理和归档的指导与检查,确保重点工程档案的完整、准确、系统和安全。

  八、加强农业农村档案工作。今年,国家档案局会同民政部、农业部共同开展社会主义新农村建设档案工作示范县活动,并将启动农村档案信息资源共享工程,自治区档案局对这项工作也作了部署。市民政局,市农业局、市林业局等涉农部门要与档案部门做好衔接工作,制定本部门新农村建设档案工作实施意见,提出工作目标,把档案工作纳入新农村建设工作中,一同落实、检查和考核。涉农部门还要与档案部门紧密配合,确保本部门、本系统在推进新农村建设过程中形成的各种档案收集齐全、整理规范、移交及时,确保涉农档案信息资源得到高效合理整合。

  九、积极推进家庭建档工作。家庭档案,是家庭成员在家庭生活和社会生活中形成的归属个人的保存备查的历史记录,是家庭文化的组成部分,是维护家庭成员合法权益的依据,是家庭教育的素材。建立家庭档案,是现代文明家庭的一种表现形式,利家利国,既能维护家庭利益,又能增进社会和谐。各机关要向全体干部职工宣传建立家庭档案的作用,为有建档需要和建档条件的家庭提供建档指导,通过推广和普及家庭建档,促进社会的文明和进步。

 

 

 

                    南宁市档案局

                      2011425日