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关于加强档案数字化工作的通知

发布日期:2012-08-04   作者:南宁市档案局
 


南档[2012]25

 

 

市直各机关、人民团体、企事业单位,各县(区)档案局(馆):

为了适应档案信息化建设需要,根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《广西壮族自治区“十二五”档案信息化建设指导意见》及南宁市人民政府办公厅《关于印发<南宁市档案事业发展“十二五”规划>的通知》(南府办〔2011253)等有关文件精神,现就加强全市档案数字化工作通知如下:

一、提高认识,加强领导

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。档案数字化是数字档案建设最基础的工作,是实现政府各部门和系统之间的档案信息资源共享,推进档案工作与全市信息化建设协调、同步发展的重要途径,更是当前大力推行政务公开的一项十分紧迫的任务。各单位要提高认识,加强组织领导,加快传统档案数字化加工步伐,积极开展电子档案计算机检索和提供利用,进一步提高档案工作管理水平,为各项工作提供高效率的全面服务。

二、明确时间,积极推进

根据《南宁市档案事业发展“十二五”规划》要求,从2011年起,各单位要将本单位具有重要价值的纸质、照片、录音、录像等档案进行数字化处理,形成电子档案,实行纸质档案与电子档案一同归档。各单位在向各级档案馆移交档案时,除移交纸质档案外,要同时移交符合质量要求的电子档案。各县(区)档案局(馆)每年要完成馆藏纸质档案5-10万页数字化,至2015年,完成全部馆藏照片、录音、录像档案数字化。今年,南宁市电子文件(档案)备份中心建设项目正式启动,市档案馆将逐步对涉及公共利益或单位、个人权益的重要民生领域的重要电子档案目录、数字化成果进行采集,建立登记备份制度,开展各门类和载体的电子文件和数字档案接收和备份工作,实现档案信息资源共享。

三、统一标准,严格规范

各单位在档案数字化前,要按档案管理的要求,对原有档案进行认真鉴定和整理,做好数字化的前期处理工作,以保证数字化档案的质量。要严格按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《广西壮族自治区照片档案数字化技术要求(试行)》、《广西壮族自治区录音档案数字化技术要求(试行)》、广西壮族自治区录像档案数字化技术要求(试行)》、《广西壮族自治区档案馆接收档案数字化成果暂行办法》和《广西壮族自治区纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法》等档案信息化建设标准规范开展档案数字化工作,确保档案文献资料数字化各类数据的统一规范。

四、加强督导,确保质量

各单位要充分认识新形势下档案安全工作的重要性、长期性、复杂性和艰巨性,牢固树立档案安全责任重于泰山,必须常抓不懈的思想,以对党和人民高度负责的态度,自觉做好档案安全工作。各级档案行政管理部门要加强业务监督和指导,严格按照《南宁市纸质档案数字化加工项目验收管理实施细则》(附件)开展验收,确保档案数字化转换质量及数据有效利用。各单位在档案数字化工作中,要严格按照国家秘密载体保密管理有关规定,建立健全档案扫描安全管理制度,明确专门、专人负责,采取相应措施规范档案出入库登记制度、扫描流程管理制度和数字化加工设备管理制度、现场监管制度,配备各项安全防护措施,加强档案扫描中的保密工作,严防失泄密事故的发生,确保档案实体和信息安全。档案数字化外包加工,必须选择有相关资质的企业作为档案数字化服务的定点企业。服务公司聘用的工作人员须接受档案行政管理部门的档案业务培训,并取得档案管理从业资格证书方可上岗。

各单位在开展档案数字化工作中遇到问题,请与市档案局档案信息科联系。联系电话:2635348

 

附件:《南宁市纸质档案数字化加工项目验收管理实施细则》 

 

                南宁市档案局

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