南宁市村级文件材料归档整理方法

发布日期:2011-10-15   作者:南宁市档案局
 

为了使村级归档文件整理工作规范化、标准化,提高村级档案管理水平,根据《档案法》和《广西档案管理条例》的精神及《广西壮族自治区村级建档标准》的有关规定,结合我市村级档案整理工作的实际,制定《南宁市村级文件材料归档整理方法》。

一、村委会文件材料归档范围:本村在村务活动中直接形成的具有保存价值的各门类档案。文件归档范围详见附件《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》

无查考价值的事务性、临时性文件.重份文件、供参阅文件,学习资料等不需归档

 二、文件材料归档的整理步骤

 按照文件材料的形成规律和文件之问的有机联系,区分不同价值,以“件”为单位,对归档文件材料进行鉴定、分类、排序、装盒、编目,使之便于查找利用。

()分类:

 按村委会工作内容将归档文件分为党群工作类、村务工作类、社会保障类、生产经营类、山林土地类、人口与计生类、财务工作类、基建工程类、设备仪器类、声像类、实物类共11大类,并用阿拉伯数字固定类别代码。类别及代码详见《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》。

 ()划分保管期限:

每一类下可划分为永久和定期两个保管期限。“永久”保存时间为50年以上。“定期”依文件使用价值可将保存时间划分为10年、30年等。

()装盒:

       l、在同一大类和同一保管期限下,将归档文件按时间先后结合工作内容排列依序装盒。

 2、编盒号在同一大类下盒号依时间先后从1开始流水排列。

    例:党群类第一盒表示为:  11

        党群类第二盒表示为:  12

        财务类·凭证第一盒表示为:7.11

3、标注盒脊和封面:如图示

档号

 

 

 

 

 

 

1--1

 

案卷题名

 

 

立卷单位:三塘镇那况村

 

起止时间:2003.1-2004.12

 

保管期限:永久

 

 

 

 

 

()编制文件档号

 1、文件装盒后,在每份文件的右上角空白处用红色印泥加盖档号章,填写档号。一个盒内编一个流水件号。

 2、档号章式样及填写方法:类号一盒号·件号(123)

序号

11

1

  (表示党群类——第一盒第一份文件)

()编制目录

1、盒内文件按档号顺序抄写“归档文件目录”。

2、归档文件目录一套置于盒内文件之前,一套分类装订提供查阅。

例:

归档文件目录

类号一盒号                              保管期限:永久

件号

责任者

文号

        

日期

页数

备注

1

三塘镇

政字[2000]3

关于办理土地延包证书的通知

2000.01.12

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

()装订和放置备考表

l、需要永久保存的档案应去除铁质订书订,以件为单位,用棉线三孔一线在页左1cm处装订。

2、备考表置于盒内文件之后。“盒内文件情况说明”填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

()档案统计与移交

 1、将村委会保管的所有档案每年统计汇总一次。

2、村委会换届后交接双方签名办理移交手续。

村委会档案统计、移交清册

 

类别

 

 

 

 

 

党群工作类

村务

工作

社会

保障

生产

经营

设备

仪器

声像

实物

 

交接手续

移交人签名

接受人签名

2000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表

一、 文 书 档 案

分类号

类目名称

归 档 范 围

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本村党支部会议、党员大会的通知、议程、报告、领导人讲话、会议记录等材料

永久

本村党支部年度工作计划、总结材料

永久

本村党支部年度以下工作计划、总结材料

10

本村党支部、村委会联席(班子)会议记录

永久

本村党支部关于机构设置、撤并、名称更改、启用印章的请示及上级批复、通知、决定等材料

永久

本村党务干部任免、分工等材料

永久

本村党支部换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料

永久

本村有关党务工作的请示、报告以及上级的批示、批复等材料

永久

本村有关党务工作的请示、报告无上级批示、批复等材料

10

本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料

30

本村党组织统计年报、党员名册及批准加入党组织材料

永久

本村发展党员的请示、上级批复及其它发展党员材料

30

本村党员组织关系介绍信、通知书存根

永久

本村党员交纳党费清单、发票等

30

本村工青妇等党群工作获县级以上表彰的文件、事迹材料、审批表、名册等材料

永久

本村工青妇等党群工作获县级以下表彰的文件、事迹材料、审批表、名册等材料

30

 

 

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本村党员受警告以上处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料

永久

本村党员受警告以下处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料

30

本村党员教育管理工作的年度计划、总结及开展先进性教育、科学发展观等专项学习活动的实施意见、总结、专题汇报材料

30

本村党员开展各种单项学习等材料

10

本村民主评议、测评党员的总结、汇总等材料

30

本村开展民主评议、测评党员的过程性材料

10

本村党风廉政建设的责任书、计划、总结、汇报、领导班子及个人执行重大事项的廉政公示、述职述廉等材料

30

本村开展党风廉政建设过程中形成的其它材料

10

本村党建工作制度

30

党群工作宣传材料

10

本村团支部换届选举、干部任免等材料

永久

本村团支部年度计划、总结、汇报、会议记录

30

本村团员名册、团组织统计年报、团组织关系介绍信及存根

永久

本村团费缴纳清单、票据,发展团员的材料

30

本村团员违法违纪惩处的请示、报告、批复等材料

30

共青团教育、宣传及其它专项工作的实施意见、计划、总结、汇报等文件

30

共青团教育、宣传及其它专项工作的过程性文件材料

10

本村妇代会换届选举、建立组织机构、妇女干部任免等材料

永久

 

 

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

本村妇女工作年度计划、总结、汇报、会议记录

30

本村妇女权益申诉、维权、调查处理材料

30

本村精神文明建设工作计划、总结、专题汇报等材料

30

本村开展精神文明建设工作的过程性、事务性文件材料

10

本村创建文明村、生态村等活动的计划、总结、汇报、考评材料

30

本村举办各种类型运动会、邀请赛的规定、协议等材料

30

本村获得县级以上人大代表的文件材料

永久

选举人大代表工作等有关材料

10

参加各种农(畜)产品行业协会的有关材料

30

上级下发的需要本村贯彻执行的有关党群工作方面的文件材料

10

2

本村村民(代表)大会、村委会换届选举的通知、议程、讲话、总结、报告、批复及会议记录等材料

永久

本村发展规划、年度工作计划、总结及村委办公会议记录

永久

村委会分工、村委干部花名册

永久

本村干部在上级会议上的交流、发言材料

30

本村行政区划调整、名称更改、隶属关系变化等文件材料

永久

本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告、批复、决定、通知等材料

永久

本村村务公开、村民自治章程、民主管理各项制度等材料

永久

本村集体资产和收益分配管理制度、方案、计划、表册等材料

永久

本村固定资产统计台账等有关材料

永久

 

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

2

本村集体债权债务情况等材料

永久

本村干部招待费使用情况、各种非生产性开支材料

30

本村农业税减免统计表、登记表

永久

涉及农民负担材料

30

组织各种文化、科技学习、培训等形成的文件材料

10

本村获县级以上先进集体、劳动模范、先进个人等表彰的审批表、文件及先进事迹

永久

本村获县级以下先进集体表彰的审批表、文件及先进事迹

30

本村干部任免、调资定级、退休退职等形成的文件材料及工作调动介绍信存根

永久

本村民兵组织建设、花名册、训练工作、征兵工作、兵役登记等材料

30

本村人民调解工作记录

30

法院、镇法律事务所、本村关于民事、经济纠纷、调解处理协议书、裁定书、判决书

永久

本村来信来访有领导批示且有处理结果的材料

30

本村来信来访无处理结果的材料

10

本村综合治理、治安保卫工作年度计划、总结、目标责任书等文件材料

30

本村文教、体育、公共卫生工作等方面形成的文件材料

10

本村村史、大事记、组织沿革、村民家谱、族谱

永久

本村有关口述文化、地方戏曲或曲艺、手工技能、民俗活动、宗教文化等非物质文化遗产形成的材料

永久

上级下发的需要本村贯彻执行的有关行政工作方面的文件材料

10

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

 

3

 

 

 

 

 

 

 

社会保障各类年度统计表、台账等

永久

社会保障各类年度以下的统计表

10

本村社会保障工作记录、村干部定补材料

30

本村拥军优属、优抚救灾、扶贫帮困工作规定、实施材料

30

个人参保社会保险缴费登记表、社会保险基本情况变更表

永久

本村村民参加农村新型合作医疗保险名册、统计表

永久

本村卫生普查、防疫检疫等材料

30

本村退休、养老人员情况统计表、名册、本村五保户、军烈属花名册

永久

上级部门关于村干部、农民待遇、养老保险、医疗保险方面等文件材料

30

 

 

 

 

4

 

 

 

本村农、林、牧、渔、副业的年度工作计划、工作总结、统计报表、统计台账、科研成果等材料

永久

本村经验介绍、病虫害防治材料、科技示范户材料

30

村办企业、幼儿园、学校、医院、养老院等机构管理性产权权属、利润上缴分配、年度工作计划、工作总结、统计报表、设备统计台帐、经营承包合同、协议书、财务工作等文件材料

 

 

永久

村办企业产品、产量、营销等各种统计报表

30

村办企业关于招商引资、产品科研项目等文件材料

永久

 

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

 

 

5

 

 

本村土地征用、借用、调拨的报告、批复、协议、合同、征地后的工作安排、农转非等文件材料

永久

本村村民建房申请和批准材料、村民房产、地产凭证材料、宅基地丈量登记、统计表

永久

上级关于村镇建设、建房等有关文件材料

30

本村土地承包的调整和流转材料

永久

本村村民集中流转土地、鱼塘、果园、林地等承包经营材料

30

本村土地补偿情况和发放清册等材料

永久

本村机动地和荒地承包、发包和上交材料

30

本村林改工作中签订的合同书、协议书等材料

永久

本村有关林权改革工作政策性文件

永久

本村有关林权改革工作一般性文件

10

退耕还林、还草工作中形成的文件材料

永久

水利、村圩、民宅建设规划、合同

永久

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

户口登记、死亡、出生、迁移人口的统计表、名册等管理材料

永久

本村村民婚姻状况证明存根等材料

永久

本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育等材料

30

本村计划生育工作年度统计表及独生子女、生育二胎的申请、审批表和违反计生条例的调查处理材料

永久

人口普查工作材料

30

 

 

 

二、会计档案

分类号

类目名称

归档范围

保管期限

 

 

7

1、会计凭证

 

2、会计帐本

 

3、会计报表

 

4、其他

 

会计档案保管期限按《会计档案管理办法》执行

三、科技档案

 

 

 

 

 

8

 

 

 

本村各个基建项目请示、批复、可行性研究报告、估算单、决算表、合同、协议书、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料;土地使用证、房产证等材料

 

永久

本村道路、水电、通讯、能源、环保等公用设施建设中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料

永久

建筑设施拆除、村容整治、重点工程项目等形成的文件材料

永久

9

设备

仪器类

本村购买的各类设备的立项、审批、合同、运输、商检、安装、验收、年检、维修、随机文件及台账等

长期

四、特殊载体档案

 

10

 

声像类

上级领导检查本村工作和本村在各项工作活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等声像材料

 

永久

五、实物档案

 

 

11

 

 

实物类

荣誉类(本村获得的奖牌、匾、证书、奖状、锦旗、奖杯)

永久

纪念品类(赠予本村的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶)

 

永久

印信类(本村曾经使用的旧印章、印模、徽标)

永久