广西壮族自治区档案局 广西壮族自治区发展改革委关于加强我区重大项目建设档案工作的通知

发布日期:2013-12-20   作者:南宁市档案局
 

桂档发〔201362

 

 

区直各有关单位,各市档案局、发展改革委:

为加强我区重大项目建设档案工作,确保重大项目建设档案齐全、完整、安全,更好地发挥档案工作服务经济建设的作用,根据《中华人民共和国档案法》,《广西壮族自治区档案管理条例》,国家档案局、国家发改委印发的《重大建设项目档案验收办法》(档发20062号),自治区档案局、自治区发改委印发的《广西壮族自治区重大建设项目档案管理登记暂行办法》(桂档字199828号)以及《广西壮族自治区重大建设项目档案验收实施细则》(桂档发200729号)等相关规定,现就有关问题通知如下:

一、提高认识,不断增强做好重大项目建设档案工作的责任感和紧迫感

重 大项目建设是国家经济建设的重要组成部分,是保持经济社会平稳较快发展的重要举措。重大项目建设档案是项目建设活动中直接形成的具有查考价值的各种形式的 历史记录,在维护企业经济秩序、解决经济纠纷、处理法律事务、维护国家、企业、个人合法权益和保护知识产权等方面有着重要的作用。它既是项目建设的重要组成部分,也 是国家档案的重要组成部分,是国家和社会的宝贵财富。做好重大项目建设档案工作是项目上级主管单位、项目法人、参建单位和各级档案行政管理部门的共同责 任。各相关单位要充分认识做好重大项目建设档案工作的重要意义,不断增强责任感、使命感和自觉性,以对党和事业高度负责的精神,扎实做好重大项目建设档案 工作。

二、明确职责,形成齐抓共管的重大项目建设档案工作机制

各 级发改部门负责将当年所属的重大项目情况通报给同级档案管理部门。项目主管部门负责加强对重大项目建设档案工作的监督和检查,把重大项目建设档案工作检查 与项目综合管理、监督检查工作同布置、同检查、同考核,督促各项目建设单位切实做好档案管理工作;在组织竣工验收时,将档案行政管理部门纳入项目竣工验收 成员单位。各级档案行政管理部门负责对项目建设档案管理工作进行监督指导,组织项目建设档案登记和项目档案验收。项目建设单位负责对项目建设档案管理的监 督、检查和指导,做好项目档案登记工作,在项目竣工前按规定向同级档案行政管理部门报送项目建设档案验收报告。

各相关单位要通力合作,认真履行职责,进一步加强对重大项目建设档案工作的检查和监督,督促建设单位依法管理好重大项目建设档案,实现档案管理工作的有序化和规范化。

三、建章立制,确保重大项目建设档案规范管理

重 大项目建设档案工作制度是保证重大项目建设档案工作质量的前提。各重大项目建设都应根据国家、行业有关文件、规范、标准,结合本项目的实际建立健全重大项 目建设档案工作制度。一是建立领导责任制,项目建设各相关单位负责人应当作为档案工作的第一责任人,将档案工作纳入基本建设管理程序,纳入项目质量领导责 任制,担负起项目建设全过程的档案管理。二是建立归档制度,明确归档范围、归档时间、归档套数和归档要求。三是建立岗位责任制,明确技术人员、管理人员对 项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责。四是建立重大项目建设档案保证金制度,将重大项目建设档案纳入合同管理内容。五是建立重大项目建设档案质 量联合审查制度,项目竣工后业主单位、监理单位和质检单位联合对重大项目建设档案质量进行审核。

四、狠抓落实,扎实推进重大项目建设档案工作

重大项目建设档案工作贯穿于工程项目建设的各个阶段,各有关单位应分清责任,履行职责,相互配合,强化措施,狠抓落实,共同做好重大项目建设档案工作。

(一)切实抓好重大项目建设档案管理登记。凡新建、在建、收尾和竣工试生产的自治区重大项目建设,由项目主管部门的档案机构负责组织填写自治区重大项目建设档案管理登记表,直接报送自治区档案局。如无主管部门的项目由项目所在市档案局和发改委共同负责组织填写自治区重大项目建设档案管理登记表。各项目主管部门的档案机构和所在地的市级档案行政管理部门应做好本部门和本市自治区重大项目建设档案管理登记工作的组织、指导和监督工作做好职责范围内档案分类登记,建立重大项目建设档案管理数据库,及时掌握项目信息,做好安排部署,尽早介入。

(二)加强重大项目建设档案的全程监管。重大项目建设单位档案部门要主动参与重大项目建设档案形成、收集、整理、归档的全过程,切实做到“三参加”、“四同步”。即:参加项目审查论证会和项目进度例会;参加项目阶段性竣工验收;参加重要仪器、设备开箱,并形成记录。在项目建设申请立项时,做到项目立项与建立档案工作同步进行;在下达重大项目建设任务的同时提出文件材料的归档要求;在查项目进度的同时检查文件材料的形成情况;在项目竣工验收的同时验收鉴定重大项目建设档案的齐全、完整、准确情况。

(三)加强重大项目建设档案管理业务指导。各级档案行政管理部门、项目主管部门档案机构要按照重大项目建设档案管理的相关标准规范,积极主动地为重大项目建设单位提供档案管理业务咨询和技术服务。通过电话咨询、网络问询、登门指导、现场巡查等方式指导重大项目建设单位建立健全档案工作的各项规章制度、项目文件材料编制、整理,确保重大项目建设档案工作的有序开展和规范管理。

(四)切实做好重大项目建设档案验收工作。各 级档案行政管理部门、项目主管部门应当按照《重大建设项目档案验收办法》和《实施细则》的有关规定,组织重大项目建设档案专家验收组对项目竣工档案进行验 收。对于未达到验收要求,特别是没有按照国家规定编制竣工图或重大项目建设档案不完整,存在重大欠缺的项目,不予验收。没有通过竣工档案专项验收的项目不 能进行竣工验收。自治区档案局将加强对档案验收工作的监督、检查。

(五)加强重大项目建设档案干部队伍建设。重大项目建设单位要根据重大项目建设档案工作需要,设立档案管理机构,配备相应数量的、具有一定档案业务知识的专(兼)职档案人员,形成自上而下的多层次的重大项目建设档案管理网络。档案人员如有变动,应及时向同级档案行政管理部门报备。同时,积极与档案行政管理部门协调沟通,有计划地开展重大项目建设档案人员业务培训,提高档案人员业务素质和能力

重大项目建设业主在完成建设任务的同时,确保每一项重大项目建设(工程)都能够提交符合国家要求的齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料。

五、加强检查,确保重大项目建设档案工作取得实效

各市档案局、发改部门和项目主管部门要相互配合,建立经常性的监督检查机制,加强对重大项目建设档案工作的督促检查。一是项目主管部门要结合工程建设进度,自行开展对重大项目建设档案工作的督促检查。二是各级档案行政管理部门要及时跟进,每年至少要对项目建设开展一次档案工作指导检查。检查重点为项目建设单位对重大项目建设档案工作责任制落实情况、档案工作规章制度建立和执行情况、重大项目建设档案收集整理和安全保管情况、以及档案工作是否与项目建设同步进行等。三是档 案、发改、项目主管部门要不定期地开展联合检查,对执行档案管理法律法规不力、管理工作不到位的单位要限期整改,发现有档不归,擅自损毁、涂改、隐匿档案 的单位和个人,要依法追究责任。同时,注意发现和总结各地的典型事迹和先进经验,通过多种形式,加大宣传和交流。对重大项目建设档案管理和保护作出突出贡献的单位和个人,要及时予以表扬和奖励。

各级档案行政管理部门、项目主管部门应在每年12月底前,将辖管重大项目建设档案工作情况总结上报自治区档案局。

 

 

 

广西壮族自治区档案局    广西壮族自治区发展和改革委员会

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