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关于开展电子档案移交接收工作的通知

发布日期:2017-09-20
 

 

 

 

 

 

南档〔201757

 

 

市直各机关、人民团体、事业单位:

为确保电子档案的真实、完整、可用和安全,保存党和国家历史记录,促进档案信息资源开发利用,根据《档案法》《广西档案管理条例》《南宁市档案管理办法》等规定,依据《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔200939)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等标准规范,拟开展电子档案移交和接收进馆工作。现将有关事项通知如下:

一、移交时间

移交时间为2017925日至20171229日。各单位移交时间安排见附件3,并可根据实际情况提前移交。

二、移交范围

电子档案是指各单位在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。移交范围为2016年以前(含2016年)室藏文书类、声像类(照片、录音、录像)、科技类及各种专业类保管期限为永久和长期(30年)的电子档案。

三、移交方式

主要采用离线移交方式,各单位使用档案级光盘进行数据刻录并送交至市档案局档案信息科。有条件的单位,可以在南宁政务内网登录网址http://20.62.51.9:8090/archive下载并参考相关操作手册,通过“南宁市电子文件(档案)备份中心系统”进行在线移交。

四、移交要求

(一)各单位应明确专门专人负责,配置网络、计算机、光盘、刻录机等设施设备,确保移交工作顺利完成。

(二)各单位应对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验。

(三)移交的档案目录数据应符合《档案著录规则》(DA/T 18-1999)和《广西区文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》等要求,目录著录要完整、规范、准确;全文档案数据应符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》(试行)及《南宁市纸质档案数字化加工项目验收办法》要求。

五、移交和接收手续

(一)移交单位对光盘进行标注。标注内容包括全宗号、年度、数据量、保管期限、拷贝时间等。图示见附件1

(二)填写《电子档案移交与接收登记表》一式两份,移交单位和接收单位各执一份。图示见附件2

(三)数据检测。移交和接收双方对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后即可接收,并办理相关交接手续。

六、数据导入和管理

各单位的档案数据将统一导入“南宁市电子文件(档案)备份中心系统”,并为各单位开设专门的登录账号,满足各单位档案收集、整理、归档、保管和利用工作的需求,实现全市电子档案集中、统一管理。

七、监督和指导

2018年开始,将逐年开展上一年度电子档案移交接收工作,实现系统网上指导和检查,定期开展督查和通报,提高机关档案工作规范化管理水平。

部分没有全宗号的单位请来函向档案管理科申请全宗号。其他尽事宜,请与档案信息科联系。

联系地址:南宁市新民路65

联系人及电话:周心龙、管毅、邓宇  2635348

 

附件:1.档案级光盘标注图例。

2.《电子档案移交与接收登记表》

3.《各单位移交时间安排》

 

 

南宁市档案局

2017919

 

附件1

档案级光盘标注图例

背面

     

 

套别

 

C

 

 

 

2

0

1

7

0

0

1

 

光盘种类

DVD - R

文件类型

I

责 任 者

南宁市档案局

出 版 者

未出版不需要填写

出 版 号

未出版不需要填写

制作标准

ISO9660

制作时间

2017.07.27

制作软件

操作系统:WINDOWS 7;刻录软件:Nero 8.0

制作设备

计算机:华为 A123;刻录机:先锋 B456

复制单位

不需要填写

复制时间

不需要填写

光 盘 检

测 时 间

及 结 果

不需要填写

 

正面

 

 

全 宗 号

32

 

全宗名称

南宁市档案局

光盘名称

及内容

南宁市档案局2015年永久及30年保管期限的文书档案电子档案文件400件,共3.5GB

保管期限

档案起止时间

档案起止档号

永久

2015.01.03

0032-2015Y-0001

 

2015.12.28

0032-2015-D30-0123

文件数

光盘号

400

2017-0001

 

 

           

 

 

 

 

 

 


附件2

电子档案移交与接收登记表

交接工作名称

南宁市档案局2015年电子档案移交

内容描述

2015年永久与30年期限的文书与照片档案类型的电子档案

移交电子档案数量

698

移交数据量

5.1GB

载体起止顺序号

2017-001

2017-002

移交载体类型、规格

档案级光盘,DVD

检验内容

单位名称

移交单位:

接收单位:

准确性检验

 

 

完整性检验

 

 

可用性检验

 

 

安全性检验

 

 

载体外观检验

 

 

填表人(签名)

         

          

审核人(签名)

        

         

单位(印章)

        

         

 

 

 

附件3

各单位移交时间安排

 

1.20179-10月完成单位(共33 个单位)

市委办公厅、市委组织部、市委宣传部、市委统一战线工作部、市纪律检查委员会(南宁市监察局)、市委政法委员会、市机构编制委员会办公室、市直属机关工作委员会、市保密局、市信访局、共青团南宁市委员会、市委党校、市总工会、市残疾人联合会、市接待办公室、南宁日报社、市文学艺术界联合会、市委老干部局、市委党史研究室、市委台湾工作办公室、市妇女联合会、市科学技术协会、市红十字会、市归国华侨联合会、市社会科学界联合会、市工商业联合会、民革南宁市委员会、民盟南宁市委员会、民建南宁市委员会、农工党南宁市委员会、致公党南宁市委员会、九三学社南宁市委员会、民进南宁市委员会。

2.201711月完成单位(共30个单位)

市人大办公厅、市人民政府办公厅、市政协办公厅、市发展和改革委员会市工业和信息化委员会市教育局、市科学技术局、市民族宗教事务委员会、市民政局、市司法局、市财政局、市人力资源和社会保障局、市质量技术监督局、市工商行政管理局、市环境保护局、市城乡建设委员会、市规划管理局、市城市管理局、市住房保障和房产管理局、市交通运输局、市水利局、市农业委员会、市商务局、市文化新闻出版广电局、市卫生和计划生育委员会、市审计局、市体育局、市统计局、市投资促进局、市外事侨务办公室。

3.201712月完成单位(共27个单位)

市扶贫开发办公室、南宁高新技术产业开发区管理委员会、南宁经济技术开发区管理委员会、南宁青秀山风景名胜旅游区管理委员会、广西东盟经济开发区管理委员会、南宁大明山风景旅游区管理委员会、市物价局、市重点项目建设办公室、市政府集中采购中心、南宁职业技术学院、市供销合作联社、市二轻集体工业联社、市人民政府地方志编纂办公室、市住房公积金管理中心、市城市应急联动中心、市行政审批局、市气象局、市邮政管理局、市地震局、市机关事务管理局、市社会科学院、市昆仑关旅游风景区管理委员会、市水库移民工作管理局、市仲裁委员会、市禁毒委员会、市城市管理监督评价中心、市公共资源交易中心。