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南宁市档案局事中事后监督管理制度

发布日期:2016-06-15
 

 

(一)对属地管理的行政执法职权的监督检查

档案系统实行属地管理的行政执法事项(含市档案局交办行政执法事项)。市级部门主要负责对县(区)的工作指导和监督,明确行政执法标准,规范自由裁量权,负责查处辖区内重大档案违法行为、对辖区内行政执法工作的统筹协调和对县级部门的指导和监督;县级部门主要负责日常监督检查、查处各类档案违法行为。为切实做好监管工作,特制订以下制度。
 
 一、监督检查对象
  依法行使属地管理事项职权即从事行政执法活动的档案行政管理部门及其工作人员。
  本制度所称的行政执法活动,包括行政处罚、行政强制、行政调解以及法律、法规、规章规定的其他行政执法活动。
  
二、监督检查内容
  (一)行政执法主体的合法性;
  (二)具体行政行为的合法性和适当性;
  (三)规范性文件的合法性;
  (四)行政执法监督制度建立健全情况;
  (五)法律、法规、规章的施行情况;
  (六)涉及行政复议、行政诉讼、行政赔偿、向司法机关移送案件等有关情况;
  (七)其他需要监督检查的事项。
 
 三、监督检查方式及程序
  (一)行政执法监督检查可以采取自查、互查、抽查的方式进行,或者以上几种方式结合进行;
  (二)市档案局根据需要组织开展执法监督检查工作或者专项执法监督检查工作。县(区)档案局根据上级机关部署或者根据需要,组织开展所辖区域执法监督检查工作;
  (三)执行监督检查的部门有权调阅有关行政执法案卷和文件材料、实施现场检查。受查单位及其有关人员应当予以协助和配合,如实反映情况,提供有关资料,不得隐瞒、阻挠或者拒绝行政执法监督检查;
  (四)监督检查工作结束后,执行监督检查的部门应对行政执法监督检查情况进行总结,对存在的普遍性、倾向性问题提出整改意见,通报受查单位检查纠正,受查单位应当报告检查纠正情况;
  (五)市档案局根据反映以及公民、法人或者其他组织的申诉、检举、控告或者根据人大、政协、司法机关等部门的建议,对有关行使属地管理事项职权即行政执法行为组织调查。行政执法行为的调查结果应及时反馈有关申诉、检举、控告、建议单位或者个人。
 
 四、监督检查措施
  县(区)档案局在行使属地管理事项职权即行政执法过程中有下列情形之一的,市档案局可以责令其纠正或者撤销。
  (一)行政执法主体不合法的;
  (二)行政执法程序违法或者不当的;
  (三)具体行政行为违法或者不当的;
  (四)规范性文件不合法的;
  (五)工作人员不履行法定职责的;
  (六)其他应当纠正的违法行为。
  建议纠正或者撤销前款所列情形,应当制作《执法监督通知(决定)书》,《执法监督通知(决定)书》应当载明以下内容:
  (一)被检查的档案局的名称;
  (二)认定的事实和理由;
  (三)处理的决定和依据;
  (四)执行处理决定的方式和期限;
  (五)执行检查的机构名称和做出《执法监督通知(决定)书》的日期,并加盖印章。
  接到《执法监督通知(决定)书》的单位,应在限定期限内按要求做出纠正,并书面向发出《执法监督通知(决定)书》的机构报告执行结果。被检查的单位对《执法监督通知(决定)书》决定不服的,可以在收到《执法监督通知(决定)书》之日起10日内向发出《执法监督通知(决定)书》的机构申请复查。发出《执法监督通知(决定)书》的机构应当自接到复查申请之日起15日内做出复查决定。对复查后做出的决定,被检查的单位应当执行。
  
五、监督检查处理
  行使档案属地管理事项职权即行政执法机关及其工作人员在行政执法活动中,有下列不履行法定职责或不正确履行法定职责的情形,造成危害后果或者不良影响的,应当追究行政执法过错责任:
  (一)违反法律、法规、规章规定实施行政检查的;
  (二)超过法定权限或者委托权限实施行政行为的;
  (三)违反规定跨辖区实施行政执法行为的;
  (四)违反规定抽取、保管或者处理证物造成不良后果的。
  (五)在办案过程中,为违法嫌疑人通风报信,泄露案情,致使违法行为未受处理或者给办案造成困难的;
  (六)违反规定采取封存、查封、扣押等行政强制措施的;
  (七)擅自解除被依法封存、查封、扣押等行政强制措施;
  (八)隐匿、私分、变卖、调换、损坏被封存、查封、扣押的财物的;
  (九)无法定依据、违反法定程序或者超过法定种类、幅度实施行政处罚的;
  (十)拒绝或者拖延履行法定职责,无故刁难行政相对人的;
  (十一)未按罚缴分离的原则或者行政处罚决定规定的数额收缴罚款的,对罚没款、罚没物品违法予以处理的,违反国家有关规定征收财物、收取费用的;
  (十二)以收取鉴定费等方式代替行政处罚的;
  (十三)依法应当移交司法机关追究刑事责任,不予移交或者以行政处罚代替的;
  (十四)泄露行政相对人的商业秘密给行政相对人造成损失的;
  (十五)阻碍行政相对人行使申诉、听证、复议、诉讼和其他合法权利,情节恶劣,造成严重后果的;
  (十六)因办案人员的主观过错导致案件主要违法事实认定错误,被人民法院、复议机关撤销或者部分撤销具体行政行为的;
  (十七)无正当理由拒不执行或者错误执行发生法律效力的行政判决、裁定、复议决定和其他纠正违法行为的决定、命令的;
  (十八)违反法律、法规规定向社会推荐档案用品生产商或服务商的产品、服务或者以监制、监销等方式参与档案产品、服务生产经营活动的;
  (十九)滥用职权,阻挠、干预查处或者包庇、放纵生产、销售假冒伪劣档案用品行为或干扰查处档案中介机构违法违规行为,造成严重后果的;
  (二十)违反法律法规规定,实施行政许可的;
  (二十一)对于需要按照规定上报或者通报的事项,没有及时上报或者通报的;
  (二十二)依照法律、法规和规章规定应承担行政执法过错责任的其他行为;
  追究行政执法过错责任,根据违法事实和情节轻重,由有权机关依据相关规定,采取以下方式依法予以处理:
  (一)责令书面检查;
  (二)通报批评;
  (三)暂扣或者吊销行政执法证件或者调离行政执法工作岗位;
  (四)警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分;
  (五)因故意或者重大过失的行政执法过错引起行政赔偿的,承担全部或者部分赔偿责任;
  (六)涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(二)档案安全监管

 

档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责,包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指导、轻监管”局面,特制定如下监管措施。
 
 一、监督检查对象
  列入国家专业档案目录的档案、保管期限30年或永久的档案、涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库,上述档案及档案数据的形成、保管单位。
  二、监督检查内容
  单位保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。
  
三、监督检查方式
  (一)针对专业档案形成单位开展日常执法检查;
  (二)针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域组织专项检查;
  (三)抽取10%的单位开展现场检查;
  (四)根据投诉举报,开展执法检查。
  
四、监督检查程序
  (一)县级以上档案行政管理部门应当对专业档案形成单位实施日常检查,日常检查分为定期和不定期巡查、回访。
  当地档案行政管理部门对辖区内专业档案形成单位的巡查频次每年不少于1次。
  县级以上档案行政管理部门可采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式,对单位实施监督检查。对专业档案形成单位进行监督检查时,必须由2名以上档案行政执法人员参加,并出示有效证件,对监督检查的情况和处理结果在全市档案安全信息系统上予以记录,其中《专业档案形成单位巡查、回访记录》由被检查单位负责人签字确认后归档。
  专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作,如实提供有关资料,回答相关问询,协助检查工作和安全测评。
  (二)专项检查可由当地档案行政管理部门自行组织开展,也可由上级档案行政管理部门统一组织实施。
  县级以上档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题应按相关法律、法规规定及时进行处理。
  (三)单位应每年度应当向当地档案部门提交自查报告。
  当地档案行政管理部门对单位的自查报告进行实地抽查时,被抽查的单位数应当控制在总数的10%以内。
  (四)市档案局适时开展抽查,发现不符合安全保管条件的专业档案形成单位,责令相关区、县(市)档案局予以查处。
  (五)列入档案登记备份名册的单位,每年930日前向所在地档案部门提交上年度《档案工作情况报告》(等同档案工作自查报告),说明30年及永久保管期限档案保存情况,档案数据库运行维护情况,并对年度工作自查报告的真实性负责。档案行政管理部门对单位年度工作报告进行审核,填写《档案安全年度工作自查审核汇总表》报市档案局。
  单位应当参加市档案局或区、县(市)档案局组织的档案安全评价,积极配合档案部门组织的监督检查。
  (六)市档案局依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和各地档案安全评价、监督检查情况进行年度考核,并于次年1月底前汇总考核情况,在一定范围进行全市档案安全通报或发布预警、警示信息。
 
 五、监督检查措施及处理
  (一)市、县(区)档案局加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管,加大档案管理的过程性监管力度,发现问题必须立即整改,情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。市档案局适时开展安全测评,发现不符合安全条件的单位,责令相关县局予以查处或追责。
  (二)市、县(区)档案局不定期进行档案信息安全后续监管督查,加强信息安全等级评定事后监管。市档案局不定期对市、县(区)档案局档案信息安全后续监管工作进行抽查,抽查情况以通报形式予以公布。
  (三)单位未定期提交自查报告的,档案部门责令限期改正,逾期未改正的,依据档案登记备份规章等规定,建议任免机关对责任人予以处分。
  (四)县级以上档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(三)电子档案监管

 

电子档案是归档的电子文件,具有易丢失、易篡改、难保存等特点。为加强电子档案管理工作,预防档案信息安全事故,保障本市信息和网络安全,落实电子档案监管责任,特制定如下监管制度:
  
一、监督检查对象
  本市行政区域内的机关、企事业单位、团体
 
 二、监督检查内容
  单位形成、保管、利用、移交电子档案的行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项:
  (一)是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件(电子档案)的产生、处理过程符合规范;
  (二)是否采取可靠的安全防护技术措施,保证电子档案的真实性;
  (三)是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据;
  (四)是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施;
  (五)电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证,操作安全保证,身份识别方法等;
  (六)其他法律、法规规定的检查事项。
  
三、监督检查方式
  (一)全面检查
  由市档案局制定计划并组织实施,每年检查数量不得少于本辖区单位总数的15%-25%,重点针对群众举报投诉或者存在安全隐患的单位。单位的全面检查由县级档案部门制定计划,并由县级档案行政管理部门分级组织实施。每年抽查比例为辖区单位的6-10%。同时,根据重点监控单位范围,各地确定辖区内5%左右的部门为重点监控单位,完成每年现场检查一次等要求。
  (二)专项检查
  以县(区)档案局为主,针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查。重大、疑难、复杂问题及时向市档案局报告,或由市档案局组织力量查处。
  (三)按照属地管理原则,县(区)档案局根据群众投诉举报,其他部门移送开展检查。

(四)日常监督检查

以县(区)档案局为主,根据工作需要开展监督抽查等。

四、监督检查程序
  各级档案行政管理部门在实施安全监督检查时,应当有二名以上档案行政执法人员参加,并出示有效的行政执法证件。
  各级档案行政管理部门对单位实施监督检查,应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录,并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的,行政执法人员应当将情况记录在案。
  各级档案行政管理部门在依法履行监督检查职责时,可以行使下列职权:
  (一)进入现场进行检查,向单位和信息中心的负责人和其他有关人员调查、了解有关情况;
  (二)根据举报或者取得的涉嫌违法证据,查阅、复制电子档案“收、管、用”、信息系统运行以及其他有关资料;
  (三)对有证据表明不符合安全技术规范要求或者存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押;
  (四)对不按规范进行保管的电子档案,物理实体实施查封、扣押;
  (五)对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。
 
 五、监督检查措施
  各级档案行政管理部门在依法履行职责过程中,发现违反《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在安全隐患时,应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书,责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的,应当随后补发执法通知书。
  各级档案行政管理部门在依法履行职责过程中,发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时,应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患,并及时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告。接到报告的档案部门应当采取必要措施,及时予以处理。
  对违法行为、严重安全隐患的处理需要当地人民政府和有关部门的支持、配合时,档案行政管理部门应当报告当地人民政府,并通知其他有关部门。有关责任单位应当采取必要措施,及时予以处理。
 
 六、监督检查处理
  (一)责令改正;
  (二)建议处分。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(四)重大案件查处

 

 

根据国务院《加强法治政府建设的意见》(国发〔201033号)要求,市档案局主要行使档案行政执法监督指导、协调跨区域执法和重大案件查处职责,对一般行政处罚案件实施属地管理。现制定重大案件查处制度:
 
 一、市档案局负责查处的重大案件范围
  重大案件主要指涉案档案价值巨大、违法行为情节恶劣、存在档案安全重大隐患、社会影响力大的案件。
  (一)涉案档案巨大的案件
  是指涉案档案属于二级以上档案,或档案价值金额超过30万元(含30万元)以上。
  (二)违法行为情节恶劣的案件
  是指屡查屡犯,三年内两次以上因同一违法行为被处罚的;妨碍执法检查,暴力抗法、围堵执法人员的;转移、毁灭证据或者擅自破坏涉案物品查封状态的;伪造有关文件、证件,或者作假证、伪证,或者威胁证人作假证、伪证的;违法行为造成严重后果或者重大事故的。
  (三)存在档案安全重大隐患的案件
  是指因管理缺陷或者违规操作等原因使得档案涉密信息不当披露、或档案库房失火、水淹,档案转移押运丢失等进而引发群体性事件或者被媒体曝光会引发突发档案安全事件的案件、以及电子档案管理存在严重安全隐患的案件。
  (四)社会影响力大的案件
  是指违法行为被媒体曝光、被群体性举报或者一段时间内被不同举报人连续举报经查属实的案件;黑客攻击档案信息系统;档案损毁严重损害群众利益的案件。
  
二、重大案件报告程序
  县(区)档案行政管理部门在查实为重大案件之后2个工作日内要以案情专报的形式上报市档案局,对于经媒体曝光的应当在第一时间上报,案件的进展情况应及时上报,案件的处罚情况和后处理情况应在作出决定和处理完成之后的2个工作日内上报。
 
 三、重大案件的查处流程
  重大案件的处理以查办分离的原则实行交办督查或者挂牌督办。
  查办分离是指市档案局组织当地档案部门对案件进行现场检查和调查取证,并视情况在案件调查的过程中或调查完结后交由当地档案行政管理部门办理。
  交办督查的案件,由市档案局下发案件交办函,并可通过催办、查卷、走访等方式予以督查,确保案件及时、有效的办理。
  挂牌督办的案件,由市档案局下发案件督办函,并抄告当地政府,必要时可以抽调各地执法骨干组成专案组以专案的方式的督办。
  
四、重大案件查办考核
  重大案件的办理情况纳入行政执法绩效考核,存在瞒报、失查、办理不力、包庇纵容等情况的,对部门予以通报、下发督查建议书或者约谈,存在过错的,建议有权机关给予警告或通报批评,情节严重的通报纪检或司法部门,追究相关人员的法律责任。